torstai 26. maaliskuuta 2015

Ajanhallinnasta mielenhallintaa

Elämänhallinta-termiä olen inhonnut aina. Onneksi se on jo vähän out eikä kiusaa enää samalla tavalla kuin termin tullessa muotiin joskus parikymmentä vuotta sitten. Elämää ei voi hallita, mutta voi hallita sitä, mihin aikaa elämässään käyttää. Ajankäytön hallinta (amerikkalaisten time management) oli sekin aikansa muotitermi, samoin kuin nyt mindfullness, läsnäolo tai arvojen mukainen elämä (arvokompassi). Lopulta kaikessa on kyse samasta asiasta, itsensä johtamisesta kohti tavoitteellista, tarkoituksellista ja merkityksellistä elämää. Tapio Aaltonen puhuisi ”missiosta” ja ”passiosta”, Viktor Frankl elämän tarkoituksesta.

Mikä on tarkoituksellista ja merkityksellistä yhdelle, ei välttämättä ole sitä toiselle. Siinä vaiheessa, kun on Maslown tarvehierarkian pyramidissa päässyt asteelle, jossa hengissä säilymisen, turvallisuuden ja sosiaalisen (rakkauden) tarpeet ovat jollain tapaa tyydyttyneet, viimeistään aktivoituvat arvostuksen ja itsensä toteuttamisen tarpeet.

Ajanhallinta ei ole vain mekaanista tekniikkaa vaan arvolatautunutta toimintaa. Jotta voi määrittää, mikä on tärkeää ja kiireellistä ja mikä vähemmän, on pitänyt tehdä arvovalintaa. Mikä on oikeasti tärkeää? Mitkä ovat ISOJA asioita ja mitkä pieniä? Mitä ilman voin jäädä tai mitä jättää tekemättä ilman, että arvoni tai etiikkani vaarantuvat? Mitä tai ketä en missään nimessä halua lyödä laimin?

Teknisiä apuvälineitä


Monesti päivät vain kuluvat. Äkkiä on ilta eikä oikein ole saanut aikaan mitään. Hädin tuskin muistaa, mitä tuli tehtyä. Tämä voi olla myös suunniteltua. Itse vietän välillä näitä ns. villasukkapäiviä, jolloin luen sanomalehteä puoleen päivään, täytän piilosanaristikkoa, makoilen sohvalla, istun puistonpenkillä ja tuijotan koskeen. Kirjoitan niitä näitä. Tyhjennän päätä. Tämä on minun joogaani. Vähintään kerran viikossa.

Jotta tämä voi onnistua, on muina päivinä oltava tietoisen tehokas. Lihas kasvaa levossa, mutta kasvamiseen tarvitaan rasitusta ennen lepoa.

Yksi toimivimpia ajanhallinnan keinoja on Eisenhowerin neliö. Menetelmä on lyhyesti seuraava:

1.    Listaa kaikki mahdolliset asiat, jotka sinun pitäisi tehdä seuraavan viikon aikana. Aikarajan voit päättää itse, kunhan se ei ole liian pitkä. Jos sinulla on jokin iso tavoite (vaikka opinnäytetyön valmistuminen), osita se pienempiin suorituksiin, joilla on oma aikatavoitteensa.

2.    Kun lista on valmis, määrittele, mikä tehtävistä on tärkeä ja kiireellinen (A-luokka), tärkeä, muttei niin kiireellinen (B-luokka), vähemmän tärkeä, mutta kiireellinen (C-luokka) ja vähemmän tärkeä ei-kiireellinen asia (D-luokka)


  
AIKA: ESIMERKIKSI YKSI KUUKAUSI
KIIRE
(TEHTÄVÄ ESIM. VIIKON SISÄLLÄ)
EI KIIRE
(TEHTÄVÄ KUUN LOPPUUN MENNESSÄ)
TÄRKEÄ
(Merkityksellinen; Tavoitetta edistävä; Arvojen mukainen)
A-luokka: Hoida nämä hyvin. Varaa riittävästi aikaa näille, että saat ne tehtyä viikon aikana.  
B-luokka: Varaa aikaa joka viikko näille asioille. A ja C –asiat eivät saa täyttää koko kalenteria.
VÄHEMMÄN TÄRKEÄ
(Ei niin merkityksellinen; ”rutiinit”, jotka tehtävä, mutta  joissa ei tarvitse tavoitella huipputasoa; riittävän hyvä riittää
C-luokka: Älä käytä näihin yhtään turhaa aikaa. Hoida kerralla kuntoon. Määritä maksimiaika, jonka näihin käytät. Jos voit delegoida, tee se. Jos joku odottaa sinun työtäsi, että pääsee eteenpäin omassa jutussaan, hoida heti.
D-luokka: Harkitse, voitko jättää kokonaan tekemättä? Kärsiikö joku? Voitko lykätä seuraavaan kuukauteen tai jättää niin sanotusti parkkipaikalle odottamaan?




Ihanteellinen tilanne on, että viikosta suurin osa kuluisi A- ja B- asioihin ja C-asiat rytmittäisit päivässä niin sanotuiksi ”välihommiksi”. Esimerkiksi sähköposteja ei tarvitse lukea kaiken päivää, koska se häiritsee. Voi päättää, että katsoo ne kertarysäyksellä esimerkiksi keskellä päivää lounaan jälkeen, kun on vielä sopivan kylläisessä turtumuksen tilassa eikä aivot muutenkaan toimi kunnolla. Kännykän voi sulkea kokonaan tai laittaa äänettömälle, kun on tekemässä A- tai B-luokan hommia.

Kun haluaa oikein rytmittää päiväänsä, voi listata kirjaimen mukaiset tehtävät keskinäiseen tärkeysjärjestykseen eli A1, A2, A3…jne. Itse huomasin, että tällainen mekaniikka enemmän haittasi kuin hyödytti, koska moiseen järjestelyyn meni huomattava aika enkä käytännössä kuitenkaan onnistunut pitämään järjestystä yllä. Oleellista on se, että esimerkiksi viikon lopussa kun tarkastelee viikon tulosta, voi huomata, että A-asiat on hoidettu (ainakin valtaosa) ja B-asioissa on tehty jokin konkreettinen aloitus eikä C-asioissa ole muhimassa pommia, joka hoitamattomana onkin sitten seuraavan viikon A-asia.
Tilataideteokseni pienoismalli.
Yhden villasukkapäivän tulos.

Onko hyötyä?


Ajanhallinnan työkalujen käyttö edellyttää säännöllisyyttä. Se on kuin siivous. Kun tekee vähän joka päivä ei tarvitse suursiivota juuri koskaan – no, ehkä jouluksi. Ja ikkunat voi pestä kerran vuodessa. Jos taas on siivous kokonaan rempallaan kuukausitolkulla, on niin paljon roinaa joka paikassa, ettei halua edes aloittaa ja stressi on hurja.

Itse teen viikkosuunnitelman joka sunnuntai kahdelle seuraavalle viikolle. Miksi kahdelle? Siksi, että jos teen sen vain yhdelle, unohdan sujuvasti B-asiat enkä järjestä niille aikaa lainkaan, jolloin ne lopulta jäävät tekemättä kokonaan. Jollekin sopiva aika on ehkä kolmekin viikkoa. Minulle se on liian pitkä, koska tiedän, että sinä aikana tulee vähän liikaa väliin tulevia muuttujia, jotka sotkevat pakan.

En enää käytä neliökenttää vaan mind mappia, johon sijoittelen teemoittain omia henkilökohtaisia asioita, opiskelijoita koskevia kiireellisiä asioita (esimerkiksi kommentit opinnäytetöistä), pitempiä projekteja (sisältäen sen viikon osa-tehtävät niissä) ja hallinnon rutiineja (etten unohtaisi niitä). Sähköpostista karsin automaattisesti pois viestit, joista ajattelen, että ”onhan tämä kiva tietää, mutta ei ole tarpeellinen” tai että ”kyllähän tuo on kiinnostava, mutta onko se tärkeä”. Kriteerinä: kärsiikö joku – minä tai joku muu – ellen ota koppia tästä? 

Pomodoro-tekniikka


Yksi käyttämäni käytäntö on myös se, että määrittelen välillä, kuinka paljon käytän johonkin työtehtävään aikaa, maksimissaan. Sovellan osittain Pomodoro eli Tomaatti -tekniikkaa eli työajan jaksottamista 25 minuutin rupeamiin, joiden välissä on 5 minuutin tauko. Esimerkiksi: Jos minun pitää kirjoittaa jonkinlainen esittelyteksti tai lyhyt artikkeli (tai vaikka kirjareferaatti), määrittelen etukäteen montako ”tomaattia” (pomodoro) hommaan varaan. Lyhyehkön asiatekstin (noin 3-4 sivua) kirjoittaa parissa tunnissa. Se on noin neljä tomaattia.

Pomodoro-tekniikassa ideana myös se, että jotkut päivät ovat näitä tomaattipäiviä, jolloin keskittyy tekemään intensiivisesti jotain B-luokan hommaa (esimerkiksi kirjoittamaan opinnäytetyötä) ja siirtää kaikki sälät niiltä pois. Koko viikkoa ei voi tomatoida – se käy liian rankaksi. Tomaattitekniikka perustuu siihen, että fokusoidaan huomio yhteen asiaan ja keskitytään ”paineen alla” saamaan homma valmiiksi. Paineessa saa enemmän aikaan kuin silloin, kun aikarajaa ei näennäisesti ole.

Kun pitää viikossa kolme tomaattipäivää A- ja B-asioille, yhden villasukkapäivän, jolloin suunnittelee suuria ja unelmoi uusia B-asioita ja yhden säläpäivän, jolloin hoitaa C- ja D-asioita, onkin viikko aika hyvin pulkassa.

Viikonloppua ei kannata tuhlata syntisäkin kantamiseen eli siihen, että murehtii, mitä olisi pitänyt tehdä viime viikolla ja mitä kaikkea pitääkään tehdä seuraavalla. Itselle sunnuntaiaamu on hyvä aika käydä läpi, mitkä tuli tehtyä ja mitä teen kahdella seuraavalla. Jollekin se on ehkä perjantai-iltapäivä. Itselläni kynä putoaa perjantaina jossain vaiheessa ja haluan heittää aivot narikkaan uhraamatta yhtään ajatusta tulevalle viikolle. Sunnuntaiaamuna alkaa kuitenkin ahdistaa sen verran, että on hyvä aika suunnitella tuleva viikko ja päivittää suunnitelmat. Jokainen etsiköön oman toimivan tapansa.

Itsensä palkitseminen


Suunnitelmathan eivät onnistu aina. Shit happens, kuten amerikkalaiset sanovat. On opittava olemaan myös armollinen itselleen. Villasukkapäivät auttavat. Samoin viikonlopusta kannattaa yksi päivä pyhittää (ihana sana!) vapaa-ajalle, harrastuksille, ystäville ja perheelle. Itse teen osittain myös töitä, mutta silloin tomaatti-tekniikka on huipussaan ja ohjelmoin tietyn etukäteen valitun aikavälin, joka usein on lauantaina klo 10-14. Viikonlopputyöaika on varattu yleensä vain B-hommille, koska rentona ja levänneenä hommassa pääsee aika helposti flow-vireeseen.

Täydellinen mietiskelymaisema. Irlanti vuonna 2009.
UMK
Itsensä kannattaa palkita. Olen ottanut tavan laittaa läppäriin muistilappuja, jossa olen kirjoittanut otsikon HYVÄ MINÄ –alle asioita, joista erityisesti haluan itseäni kiittää. Siis tekemisestä, en saavutuksista. Siellä tulee ihan kohta lukemaan, että sainpas kirjoitettua blogin ajanhallinnasta! Jess!

Lähdevinkkejä:

Aaltonen, T. 2015. Missio + Passio = Kutsumus. Blogikirjoitus: http://www.novetos.fi/blogi/missio-passio-kutsumus/
Frankl, V. 1980. Elämän tarkoitusta etsimässä.

 Pomodoro-tekniikka: http://pomodorotechnique.com/