Elämänhallinta-termiä
olen inhonnut aina. Onneksi se on jo vähän out eikä kiusaa enää samalla tavalla
kuin termin tullessa muotiin joskus parikymmentä vuotta sitten. Elämää ei voi
hallita, mutta voi hallita sitä, mihin aikaa elämässään käyttää. Ajankäytön
hallinta (amerikkalaisten time management) oli sekin aikansa muotitermi, samoin
kuin nyt mindfullness, läsnäolo tai arvojen mukainen elämä (arvokompassi).
Lopulta kaikessa on kyse samasta asiasta, itsensä johtamisesta kohti
tavoitteellista, tarkoituksellista ja merkityksellistä elämää. Tapio Aaltonen
puhuisi ”missiosta” ja ”passiosta”, Viktor Frankl elämän tarkoituksesta.
Mikä on
tarkoituksellista ja merkityksellistä yhdelle, ei välttämättä ole sitä
toiselle. Siinä vaiheessa, kun on Maslown tarvehierarkian pyramidissa päässyt
asteelle, jossa hengissä säilymisen, turvallisuuden ja sosiaalisen (rakkauden)
tarpeet ovat jollain tapaa tyydyttyneet, viimeistään aktivoituvat arvostuksen
ja itsensä toteuttamisen tarpeet.
Ajanhallinta ei
ole vain mekaanista tekniikkaa vaan arvolatautunutta toimintaa. Jotta voi
määrittää, mikä on tärkeää ja kiireellistä ja mikä vähemmän, on pitänyt tehdä
arvovalintaa. Mikä on oikeasti tärkeää? Mitkä ovat ISOJA asioita ja mitkä
pieniä? Mitä ilman voin jäädä tai mitä jättää tekemättä ilman, että arvoni tai
etiikkani vaarantuvat? Mitä tai ketä en missään nimessä halua lyödä laimin?
Teknisiä apuvälineitä
Monesti päivät
vain kuluvat. Äkkiä on ilta eikä oikein ole saanut aikaan mitään. Hädin tuskin
muistaa, mitä tuli tehtyä. Tämä voi olla myös suunniteltua. Itse vietän välillä
näitä ns. villasukkapäiviä, jolloin luen sanomalehteä puoleen päivään, täytän
piilosanaristikkoa, makoilen sohvalla, istun puistonpenkillä ja tuijotan
koskeen. Kirjoitan niitä näitä. Tyhjennän päätä. Tämä on minun joogaani.
Vähintään kerran viikossa.
Jotta tämä voi
onnistua, on muina päivinä oltava tietoisen tehokas. Lihas kasvaa levossa,
mutta kasvamiseen tarvitaan rasitusta ennen lepoa.
Yksi toimivimpia
ajanhallinnan keinoja on Eisenhowerin neliö. Menetelmä on lyhyesti seuraava:
1. Listaa kaikki mahdolliset asiat, jotka
sinun pitäisi tehdä seuraavan viikon aikana. Aikarajan voit päättää itse,
kunhan se ei ole liian pitkä. Jos sinulla on jokin iso tavoite (vaikka
opinnäytetyön valmistuminen), osita se pienempiin suorituksiin, joilla on oma
aikatavoitteensa.
2. Kun lista on valmis, määrittele, mikä
tehtävistä on tärkeä ja kiireellinen (A-luokka), tärkeä, muttei niin
kiireellinen (B-luokka), vähemmän tärkeä, mutta kiireellinen (C-luokka) ja
vähemmän tärkeä ei-kiireellinen asia (D-luokka)
|
AIKA: ESIMERKIKSI YKSI KUUKAUSI
|
KIIRE
(TEHTÄVÄ
ESIM. VIIKON SISÄLLÄ)
|
EI KIIRE
(TEHTÄVÄ KUUN LOPPUUN MENNESSÄ)
|
|
TÄRKEÄ
(Merkityksellinen;
Tavoitetta edistävä; Arvojen mukainen)
|
A-luokka: Hoida nämä hyvin. Varaa riittävästi aikaa näille, että saat ne
tehtyä viikon aikana.
|
B-luokka:
Varaa aikaa joka viikko näille asioille. A ja C –asiat eivät saa täyttää koko
kalenteria.
|
|
VÄHEMMÄN TÄRKEÄ
(Ei niin
merkityksellinen; ”rutiinit”, jotka tehtävä, mutta joissa ei tarvitse tavoitella huipputasoa;
riittävän hyvä riittää
|
C-luokka: Älä käytä näihin yhtään turhaa aikaa. Hoida kerralla kuntoon.
Määritä maksimiaika, jonka näihin käytät. Jos voit delegoida, tee se. Jos
joku odottaa sinun työtäsi, että pääsee eteenpäin omassa jutussaan, hoida
heti.
|
D-luokka: Harkitse, voitko jättää kokonaan tekemättä? Kärsiikö joku? Voitko
lykätä seuraavaan kuukauteen tai jättää niin sanotusti parkkipaikalle
odottamaan?
|
Ihanteellinen
tilanne on, että viikosta suurin osa kuluisi A- ja B- asioihin ja C-asiat rytmittäisit
päivässä niin sanotuiksi ”välihommiksi”. Esimerkiksi sähköposteja ei tarvitse
lukea kaiken päivää, koska se häiritsee. Voi päättää, että katsoo ne
kertarysäyksellä esimerkiksi keskellä päivää lounaan jälkeen, kun on vielä
sopivan kylläisessä turtumuksen tilassa eikä aivot muutenkaan toimi kunnolla.
Kännykän voi sulkea kokonaan tai laittaa äänettömälle, kun on tekemässä A- tai
B-luokan hommia.
Kun haluaa oikein
rytmittää päiväänsä, voi listata kirjaimen mukaiset tehtävät keskinäiseen
tärkeysjärjestykseen eli A1, A2, A3…jne. Itse huomasin, että tällainen
mekaniikka enemmän haittasi kuin hyödytti, koska moiseen järjestelyyn meni
huomattava aika enkä käytännössä kuitenkaan onnistunut pitämään järjestystä
yllä. Oleellista on se, että esimerkiksi viikon lopussa kun tarkastelee viikon
tulosta, voi huomata, että A-asiat on hoidettu (ainakin valtaosa) ja B-asioissa
on tehty jokin konkreettinen aloitus eikä C-asioissa ole muhimassa pommia, joka
hoitamattomana onkin sitten seuraavan viikon A-asia.
 |
| Tilataideteokseni pienoismalli. Yhden villasukkapäivän tulos. |
Onko hyötyä?
Ajanhallinnan
työkalujen käyttö edellyttää säännöllisyyttä. Se on kuin siivous. Kun tekee
vähän joka päivä ei tarvitse suursiivota juuri koskaan – no, ehkä jouluksi. Ja
ikkunat voi pestä kerran vuodessa. Jos taas on siivous kokonaan rempallaan
kuukausitolkulla, on niin paljon roinaa joka paikassa, ettei halua edes
aloittaa ja stressi on hurja.
Itse teen
viikkosuunnitelman joka sunnuntai kahdelle seuraavalle viikolle. Miksi
kahdelle? Siksi, että jos teen sen vain yhdelle, unohdan sujuvasti B-asiat enkä
järjestä niille aikaa lainkaan, jolloin ne lopulta jäävät tekemättä kokonaan.
Jollekin sopiva aika on ehkä kolmekin viikkoa. Minulle se on liian pitkä, koska
tiedän, että sinä aikana tulee vähän liikaa väliin tulevia muuttujia, jotka
sotkevat pakan.
En enää käytä
neliökenttää vaan mind mappia, johon sijoittelen teemoittain omia
henkilökohtaisia asioita, opiskelijoita koskevia kiireellisiä asioita
(esimerkiksi kommentit opinnäytetöistä), pitempiä projekteja (sisältäen sen
viikon osa-tehtävät niissä) ja hallinnon rutiineja (etten unohtaisi niitä).
Sähköpostista karsin automaattisesti pois viestit, joista ajattelen, että
”onhan tämä kiva tietää, mutta ei ole tarpeellinen” tai että ”kyllähän tuo on
kiinnostava, mutta onko se tärkeä”. Kriteerinä: kärsiikö joku – minä tai joku
muu – ellen ota koppia tästä?
Pomodoro-tekniikka
Yksi käyttämäni
käytäntö on myös se, että määrittelen välillä, kuinka paljon käytän johonkin
työtehtävään aikaa, maksimissaan. Sovellan osittain Pomodoro eli Tomaatti
-tekniikkaa eli työajan jaksottamista 25 minuutin rupeamiin, joiden välissä on
5 minuutin tauko. Esimerkiksi: Jos minun pitää kirjoittaa jonkinlainen
esittelyteksti tai lyhyt artikkeli (tai vaikka kirjareferaatti), määrittelen
etukäteen montako ”tomaattia” (pomodoro) hommaan varaan. Lyhyehkön asiatekstin
(noin 3-4 sivua) kirjoittaa parissa tunnissa. Se on noin neljä tomaattia.
Pomodoro-tekniikassa
ideana myös se, että jotkut päivät ovat näitä tomaattipäiviä, jolloin keskittyy
tekemään intensiivisesti jotain B-luokan hommaa (esimerkiksi kirjoittamaan
opinnäytetyötä) ja siirtää kaikki sälät niiltä pois. Koko viikkoa ei voi
tomatoida – se käy liian rankaksi. Tomaattitekniikka perustuu siihen, että
fokusoidaan huomio yhteen asiaan ja keskitytään ”paineen alla” saamaan homma
valmiiksi. Paineessa saa enemmän aikaan kuin silloin, kun aikarajaa ei
näennäisesti ole.
Kun pitää
viikossa kolme tomaattipäivää A- ja B-asioille, yhden villasukkapäivän, jolloin
suunnittelee suuria ja unelmoi uusia B-asioita ja yhden säläpäivän, jolloin
hoitaa C- ja D-asioita, onkin viikko aika hyvin pulkassa.
Viikonloppua ei
kannata tuhlata syntisäkin kantamiseen eli siihen, että murehtii, mitä olisi
pitänyt tehdä viime viikolla ja mitä kaikkea pitääkään tehdä seuraavalla.
Itselle sunnuntaiaamu on hyvä aika käydä läpi, mitkä tuli tehtyä ja mitä teen
kahdella seuraavalla. Jollekin se on ehkä perjantai-iltapäivä. Itselläni kynä
putoaa perjantaina jossain vaiheessa ja haluan heittää aivot narikkaan
uhraamatta yhtään ajatusta tulevalle viikolle. Sunnuntaiaamuna alkaa kuitenkin
ahdistaa sen verran, että on hyvä aika suunnitella tuleva viikko ja päivittää
suunnitelmat. Jokainen etsiköön oman toimivan tapansa.
Itsensä palkitseminen
Suunnitelmathan
eivät onnistu aina. Shit happens, kuten amerikkalaiset sanovat. On opittava
olemaan myös armollinen itselleen. Villasukkapäivät auttavat. Samoin
viikonlopusta kannattaa yksi päivä pyhittää (ihana sana!) vapaa-ajalle,
harrastuksille, ystäville ja perheelle. Itse teen osittain myös töitä, mutta
silloin tomaatti-tekniikka on huipussaan ja ohjelmoin tietyn etukäteen valitun
aikavälin, joka usein on lauantaina klo 10-14. Viikonlopputyöaika on varattu
yleensä vain B-hommille, koska rentona ja levänneenä hommassa pääsee aika
helposti flow-vireeseen.
 |
| Täydellinen mietiskelymaisema. Irlanti vuonna 2009. UMK |
Itsensä kannattaa
palkita. Olen ottanut tavan laittaa läppäriin muistilappuja, jossa olen
kirjoittanut otsikon HYVÄ MINÄ –alle asioita, joista erityisesti haluan itseäni
kiittää. Siis tekemisestä, en saavutuksista. Siellä tulee ihan kohta lukemaan,
että sainpas kirjoitettua blogin ajanhallinnasta! Jess!
Lähdevinkkejä:
Aaltonen, T.
2015. Missio + Passio = Kutsumus. Blogikirjoitus:
http://www.novetos.fi/blogi/missio-passio-kutsumus/
Frankl, V. 1980.
Elämän tarkoitusta etsimässä.
Pomodoro-tekniikka:
http://pomodorotechnique.com/
